Cài đặt và sử dụng phần mềm "Quản lý thu chi" tiền thu từ CMHS
- Thứ ba - 23/09/2025 07:25
- In ra
- Đóng cửa sổ này
Hướng dẫn cài đặt và sử dụng phần mềm "Quản lý thu chi" tiền thu ngoài ngân sách
|
HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG
Phần I. HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT – GỠ CÀI ĐẶTPHẦN MỀM QUẢN LÝ THU CHI 1. HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT Trước tiên bạn phải cài đặt chương trình bằng cách nhấp đúp vào File QuanLyThuChiSetup.exe, quá trình cài đặt sẽ được diễn ra.
Khi File QuanLyThuChiSetup.exe được kích hoạt, một hộp thoại hiện ra yêu cầu bạn chọn hoặc một trong hai phương thức cài đặt  Install for all users (recommended): Chọn cài để dùng cho tất cả các User
Install for me only: Cài chỉ cho User của bạn (với lựa chọn này thì các User khác đăng nhập vào máy đã cài cũng không thấy được chương trình của bạn. Cách lựa chọn này chỉ khi nào máy vi tính của bạn dùng chung cho nhiều người). Tiếp theo bạn phải chọn ngôn ngữ cài đặt (mặc định là English), rồi nhấp nút “OK”  Trên cửa sổ hiện tiếp theo, nhấp chọn “I accept the agreement”, khi đó nút “Next” nổi lên, bạn nhấp chọn.
  Tiếp theo chọn “Next”. Khi đó có yêu cầu chọn đường dẫn lưu toàn bộ chương trình cài đặt vào (mặc định là C:\QuanLyThuChi).
 Bạn có thể chọn đường dẫn khác bằng cách nhấp vào nút “Browse” để chọn thư mục chứa toàn bộ Phần mềm cài đặt ra, rồi tiếp tục nhấp “Next”.
 Tiếp đó yêu cầu bạn nhập tên của thư chưa toàn bộ phần cài đặt trong Star Menu (Tốt nhất là cứ để mặc định như hình), rồi nhấp nút Next
Tiếp theo chương trình yêu cầu bạn check chọn nút Create a desktop shortcut để tạo Shortcut ra màn hình Desktop, rồi nhấp “Next”     Cuối cùng nhấp chọn “Finish” để kết thúc quá trình cài đặt.
2. HƯỚNG DẪN GỠ CÀI ĐẶT
Sau khi quá trình cài đặt hoàn tất Chương trình sẽ tạo Shortcut có tên “QuanLyThuChi” trên màn hình Desktop, các bạn kích hoạt để mở chương trình bằng cách nhấp đúp vào Icon này. Các bạn cũng có thể kích hoạt chương trình bằng cách nhấp chọn App có tên “QuanLyThuChi” trong menu Program. *Lưu ý: Khi bạn chạy chương trình lần đầu tiên sau khi cài đặt thì có thể chưa thể đăng nhập vào ngay, do máy tính của bạn đang chặn macro. Khi đó có một thanh cảnh báo hiện lên, bạn chỉ việc nhấp vào “Enable Content” trên thanh cảnh báo là xong. Khi muốn gỡ cài đặt để cài lại, hoặc gở bỏ không sử dụng nữa, bạn có thể dùng 2 cách sau:
* Cách 1: Vào Control Panel rồi vào Programs and Features (đối với Win10 trở đi), chọn “QuanLyThuChi”, sau đó nhấp chọn Uninstall, hoặc nhấp nút phải chuột, rồi chọn Uninstall, chương trình sẽ được gỡ bỏ * Cách 2: Mở thư mục “QuanLyThuChi” đã cài đặt rồi nhấp đúp File unins000.exe, chương trình sẽ tự động gỡ bỏ tất cả cho bạn. Khuyến khích bạn nên sử dụng cách này, cho nhanh gọn.  * Cách 3: Nhấp vào nút Start, sau đó tìm đến thư mục có tên “QuanLyThuChi” nhấp chuột vào dòng “QuanLyThuChi” đó, menu sổ ra
  Các bạn chọn “Yes” chương trình sẽ được gỡ bỏ khỏi hệ thống.
3. HƯỚNG DẪN CÁC THAO TÁC HỖ TRỢ PHẦN MỀM
1.1. Chọn chức năng Macro Khi chạy chương trình lên, các nút lệnh khi bạn nhấp vào có thể đều báo lỗi, Bạn yên tâm, hiện tượng đó là do trên ứng dụng Excel của bạn đang Disable Macro, bạn thực hiện chọn cho ứng dụng Excel của bạn như sau:
Chọn thẻ “Developer”, sau đó nhấp chọn nút “Macro Security” (có biểu tượng tam giác màu vàng có hình dấu “!” ở giữa), một cửa sổ hiện ra, chọn Macro setting, có các tùy chọn hiện ra như hình sau:  * Disable all macros without notification: Các macro và cảnh báo bảo mật liên quan đến chúng đều bị tắt.
* Disable all macros with notification: Nếu bạn chọn nút này, macro sẽ bị tắt, nhưng cảnh báo bảo mật sẽ xuất hiện nếu có macro trong tệp tin. Nó cho phép bạn bật macro trong Excel tùy thuộc vào nguồn dữ liệu. * Disable all macros except digitally signed macros: Trong trường hợp này, macro bị tắt, cảnh báo bảo mật xuất hiện và được ký điện tử bằng macro chạy trên tệp của người phát hành đáng tin cậy. Nếu bạn chưa tin tưởng người phát hành đó, bạn sẽ được thông báo hãy kích hoạt macro đã ký và chọn tin tưởng vào người phát hành. * Enable all macros (not recommended, potentially dangerous code can run): Tất cả macro chạy mà không báo trước. Xin lưu ý rằng cài đặt này làm cho máy tính của bạn dễ bị nhiễm vi-rút. * Trust access to the VBA project object model: tùy chọn này cấm hoặc cho phép truy cập chương trình vào Visual Basic for Applications (VBA) từ một máy khách tự động hóa. Cài đặt bảo mật này để mã hoá tin học một chương trình Office và thao tác trên môi trường VBA và mô hình đối tượng. Đối với khách hàng tự động hóa để truy cập vào mô hình đối tượng VBA, người dùng chạy mã phải được cấp quyền truy cập. Bạn cần phải đánh dấu vào các lựa chọn để truy cập. Bạn nên chọn “Disable all macros with notification”, rồi nhấp nút “Ok”. Từ đó máy tính của bạn sẽ bật cảnh báo mỗi khi chạy một File có chứa macro. Nếu File bạn đang chạy cung cấp từ một nguồn đáng tin cậy, bạn chỉ việc chọn “Enable Content” trên thanh cảnh báo là xong. Nếu bạn chọn Enable all macros (not recommended, potentially dangerous code can run) thì sẽ không có cảnh báo macro nữa, nhưng máy tính của bạn dễ bị nhiễm virut. Bạn nên xem thêm tại đây: https://blog.hocexcel.online/cach-bat-macro-trong-excel-2010-2013-2016.html 1.2. Lấy thẻ Developer (không bắt buộc) Nếu trên thanh menu của Excel chưa có thẻ “Developer”, bạn làm như sau: Nhấp “File”, rồi chọn “Option”, chọn “Customize Ribbon”, chext chọn “Developer” trong hộp “Customize the Ribbon”, rồi nhấp “Ok”. Vậy là trên thanh menu của bạn đã có thẻ “Developer”. Phần II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Bạn chạy chương trình bằng cách nhấp đúp chuột vào biểu tượng của chương trình có tên “QLTC” trên màn hình Desktop hoặc nhấp chuột vào App “QLTC” nằm trong thư mục “QuanLyThuChi” trong Start Menu. Với lần chạy đầu tiên sau khi cài đặt, chương trình sẽ yêu cầu tạo Data Backup.  Những lần chạy sau nếu bạn đã tạo Data Backup rồi thì hộp thoại này không xuất hiện nữa. Tiếp theo là hộp thoại đăng nhập hiện ra yêu cầu bạn nhập Username và Password.
 (Demo chương trình với Username: Admin và Pass: abc12345). Khi gõ đúng Username và Password cửa sổ chính của chương trình sẽ được mở ra.
1.1. Quản Lý Hệ Thống
Chương trình Quản Lý Thu Chi gồm 3 thẻ 1. HỆ THỐNG  Trước khi sử dụng các phân hệ khác, các nội dung khác, các bạn phải đăng nhập lần đầu để nhập thông tin trường bao gồm họ và tên Thủ trưởng, họ và tên Kế toán, họ và tên Thủ quỹ, họ và tên trưởng Ban đại diện CMHS trường, tên Phường xã nơi trường đóng chân. Nếu trong quá trình sử dụng các thông tin nói trên có sự thay đổi bạn đăng nhập lần đầu để thực hiện nhập lại. (Chức năng này chỉ thực hiện được khi các bạn đã đăng ký sử dụng)
1.1.2. Đổi mật khẩu Các bạn có thể đổi mật khẩu bất kỳ lúc nào khi có nhu cầu  Trước khi thực hiện các chức năng lưu, Xuất PDF, các bạn phải tạo DaTa lưu dữ liệu để lưu trữ các File được lưu, xuất ra từ chương trình. Các bạn thực hiện tạo DaTa bằng cách nhấp nút “Tạo DaTa Lưu Dữ Liệu”. Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại yêu cầu bạn nhập mật khẩu. Nếu mật khẩu đúng thì sẽ có hộp thoại tiếp theo yêu cầu bạn nhập năm tạo DaTa lưu dữ liệu. Kết quả sẽ có 01 thư mục có tên “BackupQuanLyThuChi_Nam” được tạo ra ở thu mục gốc đĩa D, với “Nam” là năm do bạn nhập vào. Bạn tạo DaTa lưu dữ liệu hiện tại (gần nhất) năm nào, thì toàn bộ dữ liệu lưu, xuất ra sẽ lưu vào DaTa năm đó.
1.1.4. Xóa Dữ Liệu
  Chức năng này cho phép bạn xóa dữ liệu Thu, Chi trên bảng tổng hợp thu, bảng tổng hợp chi, Danh sách thu, Danh mục lớp, danh mục khoản thu một cách tự động. Muốn xoá loại dữ liệu nào, các bạn sổ chọn Combobox, rồi nhấp nút “Xoá”. Chương trình sẽ hỏi bạn có chắc chắn xoá không? (Yes/No). Nếu chọn “Yes” chương trình sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu. Nếu mật khẩu đúng sẽ được xoá, mật khẩu sai sẽ bị bỏ qua.
1.2. Nhập Các Danh Mục
 Đối với các lớp có tên lớp không theo quy luật thì các bạn nhập từng lớp theo chức năng này. Nếu các bạn nhập trùng tên lớp thì chương trình sẽ không cho nhập. Các lớp được tự động sắp xếp từ nhỏ đến lớn khi các bạn nhập lẫn lộn các khối lớp. (Lưu ý: Tên lớp không nhập dấu Tiếng Việt, nhập liên tiếp chứ không có kí tự trắng để giúp bạn tìm kiếm dễ dàng hơn sau này. Ví dụ: Mam2, Choi3, La1, …)
2.1.2. Nhập Nhanh Danh Mục Lớp
 Các bạn có thể nhập nhanh Danh mục lớp bằng cách nhấp chuột vào nút “Nhập Nhanh Danh Mục lớp”. Trên cửa sổ hiện ra, bạn nhập tên Khối, số lớp của khối, và nhập tiền tố (Các ký tự đứng trước tên Khối), nhập hậu tố (Các kí tự đứng sau tên khối), chương trình sẽ tự đặt tên lớp và gán vào cho các lớp của từng khối như (Mam1, La2, 6A, 7B, 10A1, 10B2, A10A, A10B, …). Nếu các bạn nhập trùng tên lớp thì chương trình sẽ báo lỗi, không cho nhập.
2.1.3. Nhập Danh Mục Khoản Thu
 Chức năng này các bạn cũng phải thực hiện trước khi thực hiện các chức năng khác của phân hệ “Quản Lý Thu Chi”. Các bạn nhập các khoản thu và mức thu 01 lần vào đầu năm học.
2. QUẢN LÝ THU CHI* Lưu ý: Riêng khoản quỹ Ban đại diện CMHS, buộc các bạn phải nhập mã quỹ là “QH”, vì quỹ này sử dụng mẫu phiếu riêng.  2.1. Nhập Dữ Liệu  - Các bạn có thể tìm kiếm học sinh bằng cách sổ combo nhấp chọn lớp, nhập họ và tên của học sinh có trong lớp đó, sau đó nhấp nút “Tìm Kiếm” để xem thông tin của học sinh đó phía bên dưới.
2.1.1.1. ImPort Dữ Liệu
- Bạn cũng có thể sửa thông tin, hoặc xoá một học sinh khi nhấp vào nút “Xoá” sau đó nhấp nút “Lưu” để lưu thông tin đã sửa, xoá. - Các bạn có thể nhập thêm học sinh vào Danh sách thu bằng cách nhấp nút “Thêm”, nhập toàn bộ thông tin của học sinh đó, rồi nhấp nút “Nhập”. - Nhấp nút “Thoát” để đóng cửa sổ này. - Nút “Sắp Xếp” giúp người dùng sắp xếp lại danh sách sau khi nhập thêm, sửa, xoá thông tin học sinh nào đó. Nhấp nút “ImPort Dữ Liệu”, tìm và nhấp chọn File mẫu có danh sách và dữ liệu các khoản thu mà các bạn đã nhập và lưu. Chương trình sẽ tự động đọc dữ liệu đã có trên File mẫu vào hệ thống. Nếu trên File mẫu có học sinh của một lớp nào đó trùng với họ và tên; ngày, tháng, năm sinh có trên hệ thống (Nghĩa là học sinh đó đã nhập vào hệ thống rồi) thì chương trình sẽ không cho Import cả File vào nữa để tránh nhập một học sinh nào đó nhiều hơn 1 lần. Khi báo lỗi, chương trình sẽ chỉ ra học sinh trùng đó.
Trước khi ImPort Dữ liệu, các bạn tải File mẫu về để nhập dữ liệu 2.1.1.2. Tải File Mẫu: Các bạn nhấp nút “Tải File mẫu” để tải File mẫu có sẵn trên hệ thống. Sau đó các bạn nhập cột “Lớp”, “Họ và tên”, “Ngày sinh” (Có thể copy danh sách học sinh các lớp từ các phần mềm khác; Ngày sinh nhập theo định dạng dd/mm/yyyy. Muốn vậy các bạn phải định dạng ngày trên hệ thống máy tính của bạn. Tốt nhất định dạng “Text” cho cột “Ngày sinh”, “Ngày nộp”).
2.1.1.3. Sắp Xếp Lại Danh Sách
Các cột khoản thu không nhập số tiền thu mà chỉ cần đánh dấu “X”  Vì dữ liệu nhập vào có thể chưa sắp xếp theo lớp và một số tiêu chí sắp xếp khác. Do đó chức năng này giúp các bạn sắp xếp lại danh sách theo lớp, theo ngày sinh và ngày nộp tiền, đánh lại số thứ tự từ nhỏ đến lớn. Các bạn phải thực hiện chức năng này trước khi in, lưu, xuất các Danh sách. Nên sử dụng chức năng này sau mỗi lần nhập bổ sung Danh sách thu hoặc có sửa thông tin học sinh, nhất là thay đổi lớp, ngày tháng năm sinh, ngày nộp tiền.
2.1.2. Nhập, Xem, Sửa, In Phiếu Thu Chi
 Giao diện cửa sổ Nhập, xem, sửa, in phiếu thu-chi
Nếu muốn nhập và in phiếu tiếp theo thì nhấp nút “Làm Tiếp”, lúc đó nút “Lập phiếu” sẽ nổi lên và các nút “In A5”, “Xuất Excel”, “Xuất PDF” sẽ lặn xuống.
Ngoài ra, nếu muốn xem, sửa, xoá và in lại phiếu đã nhập trước đây thì người dùng nhấp các nút “Đầu”, “Trước”, “Tiếp”, “Cuối” lần lượt để về dòng đầu tiên, về dòng liền trước, về dòng tiếp theo, về dòng cuối cùng để chọn phiếu. Nếu muốn sửa, xoá, in lại phiếu đang hiển thị trên cửa sổ thì người dùng nhấp vào nút “Sửa, Xoá, In lại”. Khi đó các nút “Sửa”, “Xoá”, “Lập Phiếu In Lại” sẽ nổi lên. Sau đó sửa thông tin của phiếu đang hiển thị trên cửa sổ rồi nhấp nút “sửa” để lưu thông tin phiếu đã sửa vào hệ thống (nếu muốn sửa). Nhấp nút “xoá” để xoá phiếu đang hiển thị trên cửa sổ (nếu muốn xoá). Nhấp nút “Lập Phiếu In Lại”, rồi nhấp “In A5”, “Xuất Excel”, “Xuất PDF” để in, xuất Excel, Xuất PDF như phiếu nhập mới (Nếu muốn In, xuất Excel, xuất PDF phiếu cũ) Nhấp nút “Thoát” để thoát khỏi cửa sổ “Nhập, Xem, Sửa, In Phiếu Thu-Chi”. - Nếu là phiếu thu thì sẽ được lưu: “LuuThuChi\PhieuThu\PhieuThu_<Mã phiếu thu>_ dd-mm-yyyy_hh-mm” - Nếu là phiếu chi thì sẽ được lưu: “LuuThuChi\PhieuChi\PhieuChi_<Mã phiếu chi>_ dd-mm-yyyy_hh-mm” Mục này giúp Người dùng nhập, xem, sửa in phiếu Thu-Chi tiền thu ngoài ngân sách. Sau khi đăng nhập thành công, một cửa sổ hiện ra cho phép Người dùng nhập và in phiếu Thu, Chi. Sau khi nhập đầy đủ thông tin, Người dùng nhấp nút “Lập phiếu”, khi đó các nút “In A5”, “Xuất Excel”, “Xuất PDF” nổi lên, đồng thời nút “Lập phiếu” lặn xuống. Người dùng nhấp nút “In A5” nếu muốn in, chương trình sẽ in phiếu ra giấy khổ A5; nhấp nút “Xuất Excel” nếu muốn lưu phiếu dưới dạng file Excel; nhấp nút “Xuất PDF” nếu muốn xuất ra file dạng PDF. Thông tin trên phiếu sẽ được lưu vào bảng tổng hợp chứng từ thu, bảng tổng hợp chứng từ chi.
2.2. Xuất Dữ Liệu
 Khi nhấp chọn Menu “Danh sách thu trường”, cửa sổ “Danh sách thu trường” sẽ hiện ra
 Các bạn sổ chọn Khoản thu trong Combobox “Khoản thu”, chọn loại (đã thu, chưa thu) trong Combobox “Loại”. Sau đó muốn in, hay xuất ra file Excel, hay xuất ra file PDF thì lần lượt nhấp nút “In”, “Xuất Excel”, “Xuất PDF”.
2.2.2. Danh Sách Thu LớpKhi nhấp chọn Menu “Danh sách thu lớp” một hộp thoại hiện ra  ác bạn sổ chọn Khoản thu trong Combobox “Khoản thu”, chọn loại (đã thu, chưa thu) trong Combobox “Loại” rồi chọn lớp trong Combobox “Lớp”. Sau đó muốn in, hay xuất ra file Excel, hay xuất ra file PDF thì lần lượt nhấp nút “In”, “Xuất Excel”, “Xuất PDF”.
2.2.3. Thống Kê – Báo CáoKhi nhấp chọn Menu này, một hộp thoại hiện ra  ại đây các bạn sổ chọn loại dữ liệu, sau đó muốn in, hay xuất ra file Excel, hay xuất ra file PDF thì lần lượt nhấp nút “In”, “Xuất Excel”, “Xuất PDF”.
2.2.4. Sổ Quỹ Tiền MặtKhi nhấp chọn Menu này, một hộp thoại hiện ra  Tại hộp thoại này các bạn nhập “Từ ngày”, “Đến ngày”, rồi sổ chọn mã quỹ, tên quỹ. Sau đó muốn in, hay xuất ra file Excel, hay xuất ra file PDF thì lần lượt nhấp nút “In”, “Xuất Excel”, “Xuất PDF”.
2.2.5. In Bìa Sổ QuỹKhi nhấp chọn Menu này một hộp thoại hiện ra  Tại đây các bạn chọn “tên quỹ”, nhập “số trang”, nhập“từ trang số”, “đến trang số”, nhập “ngày mở sổ”, sau đó nhấp nút “InA4”. Chương trình sẽ in trực tiếp trang bìa sổ quỹ mà bạn đã chọn với đầy đủ các thông tin mà bạn đã nhập.
2.3. Xem Nhanh Tình Hình Thu-Chi
 Giao diện Menu Xem nhanh tình hình thu - chi
2.3.1. Xem Nhanh Tình Hình Thu
Cho phép bạn xem nhanh thống kê số lượng và số tiền đã thu của từng khoản.
Cho phép bạn xem nhanh Báo Cáo Thu Chi đến thời điểm hiện tại.
Ngoài ra các bạn cũng có thể sử dụng nhanh một số chức năng mà không cần đăng nhập vào chương trình chính bằng cách nhấp chọn chức năng mình cần trên thanh Menu “Quản Lý Thu Chi”.
 Giao diện khi chưa đăng nhập vào chương trình chính (dành cho người dùng)
 Giao diện khi chưa đăng nhập vào chương trình chính (dành cho Kỹ thuật)
3. GIỚI THIỆU VÀ HƯỚNG DẪN
 Giao diện Tab Hướng Dẫn Sử Dụng
3.1. Giới thiệuGiới thiệu tổng quan chương trình 3.2. Hướng dẫn sử dụng Trong quá trình sử dụng, nếu bạn muốn xem hướng dẫn sử dụng thì nhấp chọn menu “Hướng Dẫn Sử Dụng”, nhấp nút “Hướng Dẫn Sử Dụng” Sẽ mở File hướng dẫn sử dụng chạy trên trình duyệt Web, các bạn chọn mục cần xem hướng dẫn để đọc.
Tóm lại: Chương trình rất dễ sử dụng. Các bạn chỉ việc làm theo hệ thống menu và thực hiện theo thứ tự từ trái sang phải, từ trên xuống dưới cho lần sử dụng đầu tiên. *Lưu ý: - Các File Excel, hoặc PDF xuất ra đều đã được định dạng trang in trước khi xuất File. Các bạn chỉ việc mở, in khi cần mà không cần định dạng nữa. - Tuyệt đối không được xoá, sửa các thư mục trong Data backup mà chương trình đã tạo ra. Chúc các bạn thành công! |
